نحوه استفاده از گوگل درایو (Google Drive)

گوگل درایو Google Drive یک سرویس ذخیره سازی ابری بسیار محبوب و یکی از سخاوتمندانه ترین ابزارهای رایگان در بازار است. استفاده از آن قدرتمند و آسان است، اما اگر در فضای ذخیره سازی ابری تازه کار هستید و هرگز از رقبایی مانند Dropbox یا Box استفاده نکرده اید، یادگیری نحوه استفاده از Google Drive می‌تواند کمی سخت باشد. در این مقاله از مهرگان آی تی یک راهنمای مبتدی برای نحوه استفاده از Google Drive گردآوری کرده‌ایم.

امروزه حجم دیتاها و اطلاعات کاربران به قدری رو به افزایش است که ظرفیت تلفن‌های همراه و دستگاه‌های دیجیتال نیز تغییر و تحول زیادی داشته‌اند. به طوری که دیگر گوشی با ظرفیت زیر 128 گیگابایت تولید نمی‌شود. اما آیا غیر از ظرفیت تلفن‌های همراه، می‌توان دیتاها را به صورت آنلاین ذخیره کرد تا از پر شدن حجم تلفن همراه جلوگیری کرد؟

بله! درایو گوگل این قابلیت را برای تلفن‌های همراه اندروید فراهم کرده است. ورود به گوگل درایو و استفاده از فضای ذخیره سازی ابری آن، می‌تواند از پر شدن حافظه گوشی شما جلوگیری کند و دیتاها را به صورت آنلاین برای شما نگه داری کند تا با هر دستگاهی به آن دسترسی داشته باشید. در ادامه نحوه ورود به گوگل درایو و همچنین نحوه استفاده از گوگل درایو را با جزئیات کامل آموزش خواهیم داد.

گوگل درایو چیست؟ چگونه کار می‌کند؟

گوگل درایو (Google Drive) یک شیوه ذخیره‌سازی ابری گوگل است. ورود به گوگل درایو و استفاده از آن به شما کمک می‌کند یک فضای متفاوت و جدا از حافظه موبایل خود داشته باشید که به صورت آنلاین قابل دسترسی باشد. استفاده از گوگل درایو در واقع امنیت زیادی برای حفظ اطلاعات شما ایجاد خواهد کرد، چون رم و حافظه گوشی یا دستگاه‌های شما ممکن است آسیب ببیند. این ابزار به شما امکان می‌دهد فایل‌های تصویری و اسناد خود را در سرورهای Google ذخیره کنید تا بتوانید فضای روی هارد دیسک یا رم موبایل خود را آزاد کنید و در عین حال از هر دستگاهی با اتصال اینترنت به آن‌ها دسترسی داشته باشید. نحوه استفاده از گوگل درایو بسیار آسان است و استفاده از این برنامه می‌توانید در مدیریت دیتاها به کاربر کمک زیادی کند.

قبل از اینکه تمام ویژگی‌های درایو گوگل، همچنین نحوه ورود به گوگل درایو را بررسی کنیم و نحوه استفاده از  آن را به شما نشان دهیم، اجازه دهید چند نکته مهم که باید بدانید را بررسی کنیم. اولین مورد این است که برای استفاده از این سرویس به یک حساب Google نیاز دارید. ایجاد حساب گوگل رایگان است و در چند دقیقه قابل تنظیم خواهد بود. این حساب به شما امکان دسترسی به تمام خدمات Google از جمله Drive، Gmail، Photos، YouTube، Play Store  و … را می‌دهد.

می‌توانید با رفتن به drive.google.com یا از طریق برنامه رایگان Android به Drive در وب دسترسی پیدا کنید. همچنین می‌توانید با Google Drive for Desktop تمام فایل‌های خود را از طریق پوشه Drive در سیستم شخصی خود مشاهده کنید، اما ابتدا باید نرم افزار را دانلود کنید و ورود به گوگل درایو را به طور کامل انجام دهید. پس از آن، باید نحوه استفاده از گوگل درایو را بدانید.

با مراجعه به وب سایت Drive می‌توانید نرم افزار را دریافت کنید. روی دکمه تنظیمات در بالا سمت راست کلیک کنید، سپس روی دریافت Drive برای دسکتاپ کلیک کنید. دستورالعمل‌های نصب را دنبال کنید، سپس برنامه را اجرا کنید و مراحل راه‌اندازی را طی کنید، پس از آن نماد Google Drive را در تب Favorites در ویندوز خواهید دید.

نحوه استفاده از گوگل درایو و قیمت گذاری گوگل درایو

با ورود به گوگل درایو و بررسی حجم آن خواهید دید 15 گیگابایت حافظه رایگان دریافت می‌کنید که بین Drive،  Gmail  و Photos به اشتراک گذاشته می‌شود. این برای اکثر افراد کافی است، اما می‌توانید با هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه حجم ذخره سازی خود را بالاتر ببرید. این اشتراک بخشی از Google One است و مزایای بیشتری فراتر از فضای ذخیره‌سازی مانند تخفیف در فروشگاه Google و اشتراک‌گذاری فضای ذخیره‌سازی به شما می‌دهد.

ما در اینجا فقط روی قیمت گذاری Google Drive تمرکز می کنیم، بنابراین اجازه دهید نگاهی به ذخیره سازی خام درایو گوگل بیندازیم. یک طرح 100 گیگابایتی 2 دلار در ماه به شما تعلق می‌گیرد، طرح 200 گیگابایتی 3 دلار در ماه است و بزرگترین طرح 2 ترابایتی 10 دلار در ماه است.

یکی از موارد بسیار مهمی که هنگام ورود به گوگل درایو و در بحث نحوه استفاده گوگل درایو باید در نظر داشته باشید این است که فضای ذخیره‌سازی Google Photos اکنون جزو محدودیت فضای ذخیره‌سازی Drive شما محسوب می‌شود. اگر قصد دارید از Photos استفاده کنید (و اکثر کاربران اندروید این کار را انجام می‌دهند)، باید هزینه اشتراک پرداخت کنید.

انواع فایل‌های پشتیبانی شده در گوگل درایو Google Drive

در بحث آموزش گوگل درایو، سوال اکثر کاربران این است گوگل درایو گوشی کجاست و یا گوگل درایو چه فایل هایی را پشتیبانی می‌کند؟ در پاسخ به سوال اول، اکثر تلفن‌های اندروید به صورت پیش فرض در ذخیره سازی محدودیت‌های نوع فایل ممکن است برای بسیاری از کاربران قابل توجه باشد. خوشبختانه، Google Drive از انواع مختلف فایل‌ از جمله .jpeg، .png، .gif، mpeg4، .mov و avi. پشتیبانی می‌کند.

انواع فایل‌هایی که توسط گوگل درایو پشتیبانی می‌شوند عبارت است از:

• Documents : حداکثر 1.02 میلیون کاراکتر. اگر یک سند متنی را به فرمت Google Docs تبدیل کنید، می‌تواند تا 50 مگابایت حجم داشته باشد.
• Spreadsheets : حداکثر پنج میلیون سلول برای صفحات گسترده که در صفحات گسترده ایجاد شده یا به Google Sheets تبدیل می شوند.
• Presentations : حداکثر 100 مگابایت برای ارائه های تبدیل شده به اسلایدهای Google
• سایر فایل‌ها: حداکثر 5 ترابایت

نحوه آپلود و دانلود فایل‌های گوگل درایو

برای دسترسی به فایل‌های خود در Google Drive، ابتدا باید آنها را از طریق وب، سیستم شخصی یا سرویس گیرنده تلفن همراه آپلود کنید. ابتدا، ما در مورد نسخه وب صحبت خواهیم کرد، که در آن دو راه برای آپلود فایل‌ها در Drive وجود دارد.

• مرحله اول، انتقال فایل

روش اول کشیدن و رها کردن یا همان (drag and drope) است. فایلی را که می‌خواهید از سیستم خود آپلود کنید انتخاب کنید، آن را در پنجره مرورگر به Drive بکشید و رها کنید. این هم برای فایل‌های تکی و هم برای پوشه‌ها کار می‌کند. یک پنجره کوچک در سمت راست پایین وجود خواهد داشت که پیشرفت آپلود را نشان می‌دهد. در تلفن همراه نیز از طریق خود درایو گوگل، می‌توانید فایل‌ها را انتخاب و آپلود کنید.

• مرحله دوم، ایجاد و یا انتخاب پوشه

گزینه دوم این است که روی دکمه New واقع در گوشه سمت چپ بالای وب سایت کلیک کنید و گزینه File upload یا Folder upload را انتخاب کنید (تصویر بالا). سپس فایل‌ها یا پوشه‌هایی را که می‌خواهید آپلود کنید انتخاب کنید، روی Open یا Upload کلیک کنید، سپس منتظر بمانید تا آپلود کامل شود.

• انتقال دیتا در گوگل درایو دسکتاپ

یک روش حتی ساده تر برای آپلود در سرور ابری Google، استفاده از مزیت Google Drive for Desktop است. فقط اسنادی را که می‌خواهید آپلود کنید بکشید و در پوشه Drive رها کنید. اساساً مانند انتقال فایل‌ها از یک پوشه به پوشه دیگر در سیستم شما عمل می‌کند، اگرچه ممکن است مدتی طول بکشد تا فایل‌ها همگام شوند.

انتقال دیتا در گوگل درایو دسکتاپ

یک روش حتی ساده تر برای آپلود در سرور ابری Google، استفاده از مزیت Google Drive for Desktop است. فقط اسنادی را که می‌خواهید آپلود کنید بکشید و در پوشه Drive رها کنید. اساساً مانند انتقال فایل‌ها از یک پوشه به پوشه دیگر در سیستم شما عمل می‌کند، اگرچه ممکن است مدتی طول بکشد تا فایل‌ها همگام شوند.

نحوه آپلود فایل‌ها از دستگاه تلفن همراه

آپلود فایل‌ها از دستگاه تلفن همراه شما به همان اندازه آسان است. برنامه Drive را باز کنید، روی نماد + در گوشه سمت راست پایین ضربه بزنید، سپس روی آپلود ضربه بزنید و فایلی را که می خواهید به ابر ارسال کنید انتخاب کنید. همچنین می‌توانید با باز کردن آن‌ها، ضربه زدن روی دکمه اشتراک‌گذاری، سپس ذخیره در Drive، فایل‌ها را به سرعت آپلود کنید. آموزش گوگل درایو به خصوص آموزش نحوه آپلود فایل در همین توضیحاتی که گفته شد، خلاصه می‌شود. بحث اصلی نحوه استفاده گوگل درایو و شناخت کاربردهای آن است.

دانلود فایل‌ها از Google Drive نیز در هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، سریع و آسان است. اگر از Google Drive برای دسک‌تاپ استفاده می‌کنید، هر چیزی که آپلود می‌کنید می‌تواند مانند هر فایل دیگری در هر پوشه دیگری در سیستم شما کپی شود. همچنین می‌توانید با کلیک راست و کلیک روی دانلود، فایل‌ها را از سرویس گیرنده وب دانلود کنید. این نیز برای فایل‌های تکی و هم برای کل پوشه‌ها کار می‌کند.

در تلفن همراه، راحت‌تر است که فایل‌ها را در فضای ابری رها کنید و فقط در صورت نیاز آن‌ها را باز کنید. اما شرایطی وجود دارد که باید آن دکمه دانلود Google Drive را پیدا کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که فایل خود را در برنامه پیدا کنید، روی سه نقطه سمت راست ضربه بزنید، سپس دانلود کنید.

نحوه سازماندهی و حذف فایل‌ها در گوگل درایو

می‌توانید فایل‌ها را در Drive به همان روشی که در سیستم شخصی خود انجام می‌دهید سازمان‌دهی کنید. می توانید همه آن‌ها را در یک مکان (درایو من به طور پیش فرض) بگذارید یا در پوشه‌های مختلف قرار دهید. مهم نیست که چگونه فایل‌های خود را سازماندهی می‌کنید. شما همیشه می‌توانید آن‌ها را از نوار جستجو در بالای صفحه جستجو کنید.

برای ایجاد یک پوشه در وب کلاینت بر روی دکمه New کلیک کرده و سپس Folder را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید روی پوشه Drive در سیستم خود کلیک راست کرده و یک پوشه جدید مانند آنچه که معمولاً در ویندوز انجام می‌دهید ایجاد کنید. در موبایل، روی دکمه آبی + ضربه بزنید و Folder را انتخاب کنید، همانطور که در تصاویر زیر نشان داده شده است.

برای انتقال فایل‌ها به یک پوشه در وب، به سادگی از روش کشیدن و رها کردن برای سرویس گیرنده وب و پوشه Drive استفاده کنید. که روی موبایل نیز کار می‌کند. اما طبق تجربه کاربران، اگر روی نماد More actions (سه نقطه عمودی) در کنار فایل ضربه بزنید، گزینه Move را انتخاب کنید و سپس مکان جدید فایل را انتخاب کنید، سریع‌تر است.

از آنجایی که فضای ذخیره سازی در فضای ابری بسیار زیاد است، مهم است که بدانید چگونه فایل‌های Drive را حذف کنید تا فضا پاک شود. ساده ترین گزینه در وب این است که یک فایل یا پوشه را انتخاب کنید و کلید حذف را روی صفحه کلید خود فشار دهید. که هم برای سرویس گیرنده وب و هم برای پوشه Drive کار می‌کند. برای حذف یک سند Drive از دستگاه تلفن همراه خود، روی نماد اقدامات بیشتر در کنار فایل (سه نقطه عمودی) ضربه بزنید و حذف را انتخاب کنید.

نحوه اشتراک گذاری فایل‌ها در گوگل درایو

توجه داشته باشید که شما تا حدودی بر کارهایی که افراد می‌توانند با لینک شما انجام دهند کنترل دارید. حالت پیش‌فرض محدود به این معنی است که فقط افرادی که به صراحت اضافه کرده‌اید می‌توانند فایل را ببینند. می‌توانید این تنظیمات را تغییر داده تا هر کسی که لینک را دارد بتواند آن را مشاهده کند. برای سندنگار و کاربرگ‌نگار Google، همچنین می‌توانید بین مجوزهای مشاهده و ویرایش برای افرادی که فایل را با آنها به اشتراک می‌گذارید، یکی را انتخاب کنید.

این روند برای دستگاه‌های تلفن همراه مشابه است. روی نماد اقدامات بیشتر (سه نقطه عمودی) در کنار فایل ضربه بزنید و گزینه اشتراک‌گذاری لینک را روشن کنید. لینک به طور خودکار کپی می‌شود، بنابراین می‌توانید ادامه دهید و آن را در یک برنامه پیام‌رسانی جای‌گذاری کرده و برای یک دوست ارسال کنید. از طرف دیگر، می‌توانید روی Add people ضربه بزنید تا لینک را به آدرس ایمیل ارسال کنید.

نحوه استفاده از Google Drive با برنامه‌های شخص ثالث

گوگل درایو به مجموعه بهره‌وری اداری به نام Google Workspace متصل است که شامل Google Docs، Sheets و Slides است که رقیب Word، Excel و PowerPoint مایکروسافت است. اگرچه این سه سرویس وب سایت‌های اختصاصی خود را دارند، اما هر سندی که ایجاد می‌کنید به طور خودکار در Drive ذخیره می‌شود. Drive همچنین از سایر خدمات Google مانند Google Forms، Google Drawings و غیره پشتیبانی می‌کند.

می‌توانید یک سند مستقیماً از رابط وب Drive یا برنامه تلفن همراه ایجاد کنید، که شما را به صفحه اختصاصی Google Doc می‌برد. دقیقا چطور؟ روی دکمه آبی رنگ New در گوشه سمت چپ بالای وب سایت کلیک کنید و سپس Google Docs، Google Sheets یا Google Slides را انتخاب کنید. در موبایل روی نماد آبی + ضربه بزنید و یکی از سه گزینه ذکر شده در جمله قبل را انتخاب کنید.

مهم نیست که کدام گزینه را انتخاب می‌کنید، همیشه می‌توانید به تمام اسناد ایجاد شده از سیستم شخصی، دستگاه تلفن همراه و همچنین پوشه Drive در سیستم خود دسترسی داشته باشید. یعنی به شرطی که به اینترنت وصل باشند.

کدام برنامه‌ها از برنامه‌های شخص ثالث گوگل درایو پشتیبانی می‌کنند؟

Google Drive همچنین با بسیاری از برنامه‌های شخص ثالث ادغام می‌شود. که شامل:

• DocHub (PDF) امضای فایل‌های
• Pixlr Express ویرایشگر عکس
• io نمودارها

یکی از برنامه‌های شخص ثالث که با Google Drive کار می‌کند واتس‌اپ است. جایی که می‌توانید پیام‌های قدیمی‌تر خود را در سرویس ابری ذخیره کنید. در آپدیت‌های جدید واتس آپ تغییری ایجاد کرد که به افراد امکان می‌دهد پیام‌ها را در Google Drive ذخیره کنند بدون اینکه آن‌ها را در محدودیت‌های ذخیره‌سازی خود حساب کنند.

می‌توانید فهرست کامل را از طریق رابط وب بررسی کنید: روی دکمه جدید کلیک کنید و More را انتخاب کنید و سپس Connect more apps را انتخاب کنید. وقتی موردی که مد نظرتان است را یافتید، روی دکمه Connect کلیک کنید تا آن را با Drive ادغام کنید.

 استفاده از ادغام درایو جیمیل Gmail

یکی از بهترین و مفیدترین ادغام‌ها بین Gmail و Drive است. در واقع، پشتیبانی غیر رسمی برای استفاده از Gmail برای ذخیره سازی، قبل از Google Drive به عنوان یک سرویس است. طرفداران برنامه‌ای به نام Gmail Drive ایجاد کردند که به شما امکان می‌داد از Gmail به عنوان یک رسانه ذخیره سازی استفاده کنید. بدیهی است که پس از انتشار Google Drive و Drive for Desktop Gmail Drive دیگر ضروری نبوده و پشتیبانی نمی‌شود.

برای اشتراک‌گذاری فایل Drive با Gmail، شروع به نوشتن پیام کنید و روی نماد Drive در پایین صفحه کلیک کنید. سپس می‌توانید به فایل مورد نظر بروید و آن را به اشتراک بگذارید. در تلفن همراه، روی نماد Attach (گیره کاغذ) در بالای صفحه کلیک کنید، سپس Insert from Drive. این اقدام یک راه آسان برای به اشتراک گذاری فایل‌های بزرگ نیز می‌باشد. که به عنوان لینک به اشتراک گذاشته می‌شوند تا پیوست.

همچنین ذخیره فایل‌های Gmail در Drive آسان است. کافی است ماوس را روی تصویر یا فایل رسانه‌ای دیگر قرار دهید و روی نماد Drive در پایین سمت راست کلیک کنید. در موبایل، باید تصویر را طولانی فشار دهید، سپس روی View image ضربه بزنید. روی نماد گزینه‌های بیشتر (سه نقطه) در بالا سمت راست و سپس ذخیره در Drive ضربه بزنید.

شایان ذکر است که فایل‌های موجود در Gmail به اندازه فایل‌های Drive درست مانند عکس‌هایی که در Google Photos آپلود می‌شوند به حساب می‌آیند. بنابراین واقعاً از این طریق در فضای ذخیره‌سازی صرفه‌جویی نمی‌کنید. با این حال، جستجوی آن‌ها را در رابط Drive در مشتریان وب، تلفن همراه و دسکتاپ آسان‌تر می‌کنید.

نحوه استفاده آفلاین از گوگل درایو

آنلاین بودن فایل‌هایتان برای دسترسی به آن‌ها از چندین دستگاه عالی است، اما می‌تواند به این معنا باشد که نمی‌توانید بدون اتصال به اینترنت آن‌ها را ببینید یا ویرایش کنید. خوشبختانه Google Drive با حالت آفلاین این محدودیت را برطرف می‌کند و به شما امکان می‌دهد در حالی که به اینترنت متصل نیستید به فایل‌ها دسترسی داشته باشید. می‌توانید فایل‌هایی از جمله سندنگار Google، کاربرگ‌نگار، و اسلایدها را مشاهده و ویرایش کنید، در حالی که همه تغییرات به‌طور خودکار با برقراری مجدد اتصال اینترنت همگام‌سازی می‌شوند.

شما باید دسترسی آفلاین را به صورت جداگانه برای هر دستگاه فعال کنید. در سیستم خود، منوی تنظیمات را باز کرده و حالت آفلاین را فعال کنید (تصویر بالا). همچنین، حتماً افزونه Google Docs آفلاین Chrome را دانلود کنید. پس از انجام این کار، می‌توانید برای مشاهده یا ویرایش فایل‌های خود از وب سایت Drive بازدید کنید. اما به خاطر داشته باشید که برای این کار باید از مرورگر کروم استفاده کنید. البته می‌توانید فایل‌ها را از طریق پوشه Drive در سیستم خود نیز باز کنید که سپس در کروم باز می‌شود.

همه چیز در تلفن همراه کمی متفاوت است. باید برنامه Drive را باز کنید، روی نماد اقدامات بیشتر (سه نقطه عمودی) در کنار یک فایل ضربه بزنید و سپس گزینه Available offline را انتخاب کنید. از طرف دیگر، می‌توانید روی یک فایل به مدت طولانی فشار دهید، سپس فایل‌های اضافی را انتخاب کنید و همین رویه را دنبال کنید تا حالت آفلاین برای چندین فایل به طور همزمان فعال شود.

جمع بندی

درایو گوگل به شما کمک می‌کند دیتاهای خود را به صورت آنلاین حفظ و نگهداری کنید. ورود به گوگل درایو و استفاده از آن می‌تواند مدیریت دیتاهای شما را دچار تغییرات مثبتی کند. در این مقاله قصد داشتیم نکات مربوط به نحوه استفاده از گوگل درایو را بررسی کنیم. همچنین نحوه آپلود فایل در گوگل درایو را در این آموزش گوگل درایو برایتان توضیح دادیم. امیدواریم این مقاله به شما در استفاده از گوگل درایو کمک کرده باشد.